Danışmanım cevap vermiyor / ulaşamıyorum

Olası nedenler

• Danışmanının ders, idari görev, proje ve çok sayıda öğrenci yükü nedeniyle e-postaları gözden kaçırması.
• E-postaların uzun, birden çok konuyu karıştıran ya da ne istendiği anlaşılmayan biçimde yazılması; yanıtlaması zaman isteyen e-postalar ertelenir.
• Danışmanının izinde, yurt dışında, raporlu ya da başka bir kurumda geçici görevde olması.
• Görüşme sıklığı ve iletişim kanalı (e-posta, ofis saati, telefon) konusunda baştan bir anlaşma yapılmamış olması.
• Kişisel bir e-posta adresinden gönderilen iletilerin istenmeyen (spam) klasörüne düşmesi.

Adım adım çözüm

1. 1

   Sessizliği gerçekçi değerlendir

   Danışmanların yanıt süresi için genellikle yazılı bir kural yoktur. Bir haftadan kısa bir sessizlik çoğu zaman yoğunluktan kaynaklanır. Ancak iki üç haftayı aşan sessizlik ya da yaklaşan resmî bir son tarih varsa harekete geçmelisin. Buradaki süreler bir kural değil, makul bir ölçüdür.

2. 2

   E-postanı kısa, tek konulu ve yanıtlaması kolay yaz

   Konu satırına ne istediğini ve son tarihi yaz (ör. “Onayınız gerekiyor: Tez öneri formu – son tarih 15 Kasım”). İlk iki satırda talebini belirt, ayrıntıları alta koy. Mümkünse evet/hayır ya da iki seçenekli bir soru sor. Üniversitenin verdiği kurumsal e-posta adresini kullan.

3. 3

   Kibar bir hatırlatma gönder

   Yaklaşık bir hafta sonra aynı e-postayı yanıtlayarak kısa bir hatırlatma yaz. Sitem eden ya da suçlayan bir dil kullanma; “Yoğunluğunuzun farkındayım” gibi bir açılış, yanıt alma olasılığını artırır.

4. 4

   İletişim kanalını değiştir

   Ofis saatlerinde kapısını çal, ders çıkışında kısa bir randevu iste ya da anabilim dalı sekreterliği aracılığıyla görüşme talep et. Danışmanının izinli, yurt dışında ya da raporlu olup olmadığını sekreterlikten nazikçe öğrenebilirsin.

5. 5

   Taslağı okumayı kolaylaştır

   Bölüm gönderirken neye bakmasını istediğini belirt (ör. “Yalnızca 3.2 ve 3.3’teki örneklem kısmına bakmanız yeterli”). Sorularını doğrudan metne açıklama olarak ekle: Word’de Gözden Geçir > Yeni Açıklama (Review > New Comment). Kırk sayfalık bir dosya ile dört sayfalık odaklı bir istek arasındaki yanıt süresi çok farklıdır.

6. 6

   Düzenli bir görüşme düzeni öner

   Görüşebildiğinde, örneğin iki haftada bir 20 dakikalık görüşme ya da ayda bir yazılı ilerleme özeti gibi bir düzen öner. Her görüşmeden sonra konuşulanları 3–4 maddeyle e-postayla özetle; bu hem hatırlatma hem de kayıt işlevi görür.

7. 7

   Uzun süreli yoklukta anabilim dalına danış

   Danışmanın uzun süre ulaşılamıyorsa (uzun süreli yurt dışı görevi, ağır hastalık gibi) ve resmî işlemlerin aksıyorsa, anabilim dalı başkanıyla durumu nesnel bir dille konuş. Bu tür durumlarda ikinci danışman atanması ya da danışman değişikliği gibi yollar gündeme gelebilir; hangisinin mümkün olduğunu enstitüne danış.

8. 8

   Yazışmalarını sakla

   Tarihli e-postaları ve gönderdiğin dosyaları bir klasörde tut. İleride süre sorunu, danışman değişikliği ya da bir karara itiraz gibi bir durumda iletişim kurmaya çalıştığını belgeleyebilirsin.

Konuyu derinlemesine öğrenin