YÖK Tez Merkezi’ne yükleme ve erişim erteleme (ambargo)

Olası nedenler

• YÖK Ulusal Tez Merkezi işlemlerinin ve enstitünün teslim adımlarının önceden öğrenilmemesi.
• Formdaki bilgilerin (başlık, özet, danışman unvanı, savunma tarihi) onay sayfası ve tez metniyle birebir aynı girilmemesi.
• PDF’in parola korumalı, birden çok parçalı ya da yazı tipleri gömülmemiş biçimde hazırlanması.
• Erişim ertelemenin kişisel bir tercih değil, gerekçe ve kurul kararı gerektiren bir istisna olduğunun bilinmemesi.
• Erteleme talebinin son teslim gününe bırakılması.

Adım adım çözüm

1. 1

   Enstitünün teslim listesini al

   Kabul kararından sonra enstitünün güncel teslim listesini indir. Genellikle ciltli ya da elektronik nüsha, tez PDF’i, Tez Veri Giriş Formu çıktısı, erişim izni/yayımlama izni belgesi ve benzerlik raporu istenir. Liste ve son teslim tarihi kurumdan kuruma değişir; enstitüne danış.

2. 2

   Tez Veri Giriş Formunu doldur

   YÖK Ulusal Tez Merkezi’nin sitesinde (tez.yok.gov.tr) Üye Girişi bölümünden e-Devlet ile giriş yapıp Tez Veri Giriş Formunu doldur; giriş yöntemi zaman içinde değişebildiği için sitedeki güncel yönlendirmeyi izle. Formu kaydettiğinde sana özel bir referans numarası içeren form oluşur; birçok enstitü bu numaranın tez PDF’inde ya da teslim belgelerinde yer almasını ister. ORCID numaranı da hazır tut; pek çok enstitü formda ORCID bilgisini zorunlu tutar. Uygulamada form çıktısı enstitüye teslim edilir; tezin sisteme yüklenmesi ve onayı çoğu kurumda enstitü aracılığıyla yapılır, bazı kurumlar ise PDF’i öğrencinin yüklemesini ister.

3. 3

   Form bilgilerini tezle birebir eşleştir

   Türkçe ve İngilizce başlığı onay sayfasından kopyalayıp yapıştır; özet ve abstract metnini tezdeki hâliyle gir (karakter sınırı varsa nasıl kısaltacağını enstitüne sor). Anahtar kelimeler, danışman ve varsa ikinci danışmanın güncel unvanları, sayfa sayısı ve savunma tarihi tez ve tutanakla tutarlı olmalı. Başlık ve özet alanları veri tabanında taranabilir düz metin olarak saklandığı için bu alanlarda italik, tablo, formül ya da Yunan harfi gibi özel biçim ve karakterlerden kaçın; gerekirse yazıyla ifade et (ör. “alfa”). Formu yazdırmadan önce her alanı yeniden kontrol et; tez sisteme yüklendikten sonra düzeltme yapmak çoğu zaman mümkün olmaz ya da uzun bir yazışma gerektirir.

4. 4

   PDF’i doğru hazırla

   Word’de Dosya > Farklı Kaydet (File > Save As) ile dosya türü olarak PDF seç; Seçenekler (Options) altındaki PDF/A uyumlu (PDF/A compliant; eski sürümlerde ISO 19005-1 uyumlu) seçeneği yazı tiplerinin gömülmesine yardımcı olur. Parola ya da düzenleme kısıtlaması koyma; enstitü aksini istemedikçe tezi tek dosya olarak ver. Kaydetmeden önce kalan izlenen değişiklikleri ve açıklamaları temizle: Gözden Geçir > Kabul Et > Tüm Değişiklikleri Kabul Et (Review > Accept > Accept All Changes) ve Gözden Geçir > Sil > Belgedeki Tüm Açıklamaları Sil (Review > Delete > Delete All Comments in Document). Menü adları sürüme göre küçük farklılıklar gösterebilir.

5. 5

   Ertelemenin gerçekten gerekli olup olmadığını değerlendir

   Kural olarak kabul edilen tezler Tez Merkezi’nde tam metin olarak erişime açılır. YÖK’ün Lisansüstü Tezlerin Elektronik Ortamda Toplanması, Düzenlenmesi ve Erişime Açılmasına İlişkin Yönerge’si belirli durumlarda erişimin ertelenmesine izin verir: patent başvurusu yapılan ya da patent süreci devam eden tezlerde danışman önerisi, anabilim dalının uygun görüşü ve enstitü ya da fakülte yönetim kurulu kararıyla iki yıl süreyle; henüz makaleye dönüşmemiş ya da patentle korunmamış yeni teknik, materyal veya yöntem içeren ve paylaşılması üçüncü kişilere haksız kazanç sağlayabilecek tezlerde yine danışman önerisi ve anabilim dalı görüşü üzerine verilen gerekçeli yönetim kurulu kararıyla altı ayı aşmamak üzere. Ulusal güvenlik gibi konulardaki gizlilik kararları ayrı bir usule tabidir. Yönerge güncellenebilir; güncel metni ve kurumunun formunu kontrol et.

6. 6

   Gerekçeli ve belgeli başvur

   Erteleme isteyeceksen önce danışmanınla konuş, sonra kurumunun erteleme formunu doldur ve gerekçeni somut yaz: patent başvuru numarası ve tarihi, yeni yöntemin hangi bölümde yer aldığı gibi. “Tezimi şimdilik kimse görmesin” bir gerekçe değildir; gerekçesiz talepler reddedilebilir.

7. 7

   Makale planın için doğru beklenti kur

   Pek çok dergi, kamuya açık bir tezden üretilmiş makaleyi “önceden yayımlanmış” saymaz; ancak dergi politikaları farklıdır. Hedef dergilerin tez ve ön baskı (preprint) politikasını yazar kılavuzundan kontrol et; tezin erişime açılmasının yayın şansını otomatik olarak düşürdüğünü varsayma. Makaleyi gönderirken tezden üretildiğini editöre bildir ve tezini kaynak göster.

8. 8

   Teslimden sonra takip et

   Tezin Tez Merkezi’nde görünmesi enstitü ve YÖK işlemleri nedeniyle zaman alabilir. Bir süre sonra tezini sistemde ara; erteleme kararın varsa doğru uygulandığını, yoksa tam metnin açıldığını kontrol et. Bir sorun görürsen enstitüye yazılı bildir.

Konuyu derinlemesine öğrenin